Informationen zum Datenschutz
1. Wer ist verantwortlich, an wen können Sie sich wenden?
Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bin ich, Notar
Andreas Oberländer in Geislingen an der Steige.
Sie können sich für alle Datenschutzanfragen unter den oben angegebenen Kontaktdaten
an mich oder an meinen Datenschutzbeauftragten wenden, und zwar wie
folgt:
Frau Anja Kröner
Türkheimer Straße 3
73312 Geislingen an der Steige
Telefon: 07331 93648915
E-Mail: Anja.Kroener[at]Notar-Oberlaender.de
2. Welche Daten verarbeite ich und woher kommen die Daten?
Ich verarbeite personenbezogene Daten, die ich von Ihnen selbst oder von Ihnen
beauftragten Dritten (z. B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut) erhalte,
wie z. B.
• Daten zur Person, z. B. Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit,
Familienstand; im Einzelfall Ihre Geburtenregisternummer;
• Daten zur Kontaktaufnahme, wie z. B. postalische Anschrift, Telefon- und Fax-Nummern,
E-Mail-Adresse;
• bei Grundstücksverträgen Ihre steuerliche Identifikations-Nummer;
• in bestimmten Fällen, z. B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder
Adoptionen, auch Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten
sowie ggf. Angaben zur Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, z.
B. weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen; in bestimmten
Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten wie z. B. Aktenzeichen
oder Darlehens- oder Konto-Nummern bei Kreditinstituten.
Außerdem verarbeite ich Daten aus öffentlichen Registern, z. B. Grundbuch, Handels-
und Vereinsregistern.
3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?
Als Notar bin ich Träger eines öffentlichen Amtes. Meine Amtstätigkeit erfolgt in
Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten
vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt, und in
Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe e der Datenschutz-Grundverordnung
[DS-GVO]).
Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren
an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend
meinen Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundenentwürfen,
zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur Durchführung
von Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt
daher immer nur aufgrund der für mich geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen
Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und
dem Beurkundungsgesetz ergeben. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich für mich
zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten
(Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO). Eine Nichtbereitstellung der von mir bei
Ihnen angeforderten Daten würde daher dazu führen, dass ich die (weitere) Durchführung
des Amtsgeschäfts ablehnen müsste.
4. An wen gebe ich Daten weiter?
Als Notar unterliege ich einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht
gilt auch für alle meine Mitarbeiter und sonst von mir Beauftragten.
Ich darf Ihre Daten daher nur weitergeben, wenn und soweit ich dazu im Einzelfall
verpflichtet bin, z. B. aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung,
oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister,
Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-,
Betreuungs- oder Familiengericht oder Behörden. Im Rahmen der Standes- und
Dienstaufsicht bin ich unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die
Notarkammer oder meine Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet, die wiederum einer
amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.
Zur Ausübung meines Amtes bin ich auf Dienstleister angewiesen (z.B. IT-Systembetreuer,
Softwarebetreiber, Dokumentenvernichter).
Diese Dienstleister sind jedoch durch mich zur Einhaltung der Maßnahmen zum
Schutz Ihrer Daten verpflichtet.
Ansonsten werden Ihre Daten nur weitergegeben, wenn ich hierzu aufgrund von
Ihnen abgegebener Erklärungen verpflichtet bin oder Sie die Weitergabe beantragt
haben.
5. Werden Daten an Drittländer übermittelt?
Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur auf
besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkundenbeteiligter in
einem Drittland ansässig ist.
6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Ich verarbeite und speichere Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen meiner
gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
Nach § 5 Abs. 4 Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) gelten für die
Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:
• Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle
und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge
(§ 18 Abs. 4 DONot): 100 Jahre,
• Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namenverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste,
Generalakten: 30 Jahre,
• Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung
schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen
von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann
auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen
von Todes wegen, getroffen werden,
Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen
vernichtet, sofern ich nicht nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO
aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten
(aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der
Abgabenordnung) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung
zu einer längeren Speicherung verpflichtet bin.
7. Welche Rechte haben Sie?
Sie haben das Recht:
• Auskunft (Auskunftsrecht, vgl. Art. 15 DS-GVO) darüber zu verlangen, ob ich personenbezogene
Daten über Sie verarbeite, wenn ja, zu welchen Zwecken ich die
Daten und welche Kategorien von personenbezogenen Daten ich verarbeite, an
wen die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespeichert
werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen.
• unzutreffende, Sie betreffende personenbezogene Daten, die bei mir gespeichert
werden, berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen bei mir gespeicherten
unvollständigen Datensatz von mir ergänzen zu lassen.
• Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern
ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (vgl. Art. 17 DS-GVO)
und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung
oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DS-GVO geboten ist.
• von mir zu verlangen, dass ich Ihre Daten nur noch eingeschränkt, z. B. zur Geltendmachung
von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen
Interesses, verarbeite, während ich beispielsweise Ihren Anspruch auf Berichtigung
oder Widerspruch prüfe, oder ggf., wenn ich Ihren Löschungsanspruch
ablehne (vgl. Art. 18 DS-GVO).
• der Verarbeitung zu widersprechen (Widerspruchsrecht, vgl. Art. 21 DS-GVO), sofern
diese erforderlich ist, damit ich meine im öffentlichen Interesse liegenden
Aufgaben wahrnehmen oder mein öffentliches Amt ausüben kann, wenn Gründe
für den Widerspruch vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
• sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu
wenden. Die für mich zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für
den Datenschutz und die Informationsfreiheit (Baden-Württemberg), Königstraße
10 A, 70173 Stuttgart, 0711 61 55 41 0, poststelle@lfdi.bwl.de.
Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde
erhoben werden.
Kontakt
Andreas Oberländer
Türkheimer Straße 3
73312 Geislingen an der Steige
Tel.: 07331/9364890
Fax: 07331/93648920
E-Mail: info[at]notar-oberlaender.de
Bürozeiten
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